主管需要知道自己的部門中發(fā)生了什么事情。沒有人喜歡令自己措手不及的事。事實(shí)上，主管得到“缺乏效率”的名聲的原因之一就是時(shí)不時(shí)給管理層來個(gè)措手不及。避免措手不及的辦法是建立部門內(nèi)部的溝通系統(tǒng)，以使主管掌握每一個(gè)情報(bào)。但是，基層員工常常并不擁有良好的溝通技能，很多人也不把與管理層的溝通視為自己職責(zé)中的一部分。主管必須告訴這些員工溝通的重要性，以及他們?cè)谔峁┍匾畔⒎矫娴淖饔?。主管就是他們的老師?/p>

　　下面的程序會(huì)使基層員工成為更有效的溝通者：

　　1.告訴基層員工為什么那些需要他們提供的信息是必要的。不僅要告訴他們獲得信息的原因，還要使員工認(rèn)識(shí)到自己對(duì)組織的價(jià)值。

　　2.具體說明需要什么樣的信息。如果你對(duì)你所希望的東西沒說清楚，你最后所得到的必定也是模棱兩可的信息。

　　3.在盡可能的情況下使用事先打印好的表格，它使員工更容易提供必要的資料。在表格中的空欄里填寫信息，要比白手起家寫出一份完整的報(bào)告簡(jiǎn)單的多。

　　4.確保員工知道他們從哪里以及如何獲得自己需要提供的信息資料。

　　5.確保信息肯定是必要的。很多主管要求得到大量的資料后，卻不加分析或根本不曾閱讀，員工很快就會(huì)知道自己是在做無用功。

　　6.當(dāng)報(bào)告遲交時(shí)很快作出反應(yīng)。讓員工知道拖延是一個(gè)很嚴(yán)重的問題(如果員工有辯解要仔細(xì)傾聽，或許你需要在什么地方做些“修補(bǔ)”，可能這名員工未能按時(shí)完成報(bào)告的原因在于另一名員工未能及時(shí)提供必要的材料)。

　　7.敞開你的大門。要讓員工感到他們能在未釀成嚴(yán)重問題之前，向你說明初露頭角的問題所在。

　　8.讓員工知道你在利用他們所提供的信息，并向他們表示感謝。比如，在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候，向他們表達(dá)：“安吉斯，我知道你上周處理了200多份訂購單。干得真不錯(cuò)!我們的業(yè)務(wù)量在不斷增長(zhǎng)。也許需要給你們配制一些速度更快的計(jì)算機(jī)了。”

　　如果專業(yè)主管疏忽了一些小細(xì)節(jié)，會(huì)成為和員工溝通的障礙。